문서 잠그고 보내기

문서를 문의폼·비밀번호로 잠그고, 고객마다 다른 링크로 보내는 방법을 안내해요.

문서 잠금은 링크를 받은 사람이 바로 열지 못하게 막는 설정이에요. 연락처를 받고 열어주거나, 아는 사람에게만 열어주도록 문서마다 따로 정할 수 있어요.

잠그는 방법

세 가지 중에서 골라요. 문의폼과 비밀번호는 함께 걸 수도 있어요.

문서를 만들 때 시트에서 고르거나, 나중에 [설정] 탭의 [공개 설정]에서 문의폼을 골라요. 고를 수 있는 폼은 이미 만들어 둔 문의폼이에요. 폼이 하나도 없으면 먼저 만들어야 잠글 수 있어요. 폼을 만드는 방법은 문의폼 만들기에 있어요.

잠근 문서를 열면 방문자에게 문서 대신 폼이 먼저 보여요. 폼 위에는 "정보를 입력하면 열람할 수 있어요"가 붙고, 문서 제목과 설명이 함께 보여서 무엇을 받는지 알 수 있어요.

제출한 사람은 응답에만 머무르지 않고 바로 고객 목록에 올라가요. 일반 문의폼은 [새 응답을 고객함에 자동 추가]를 켜야 올라가지만, 문서를 잠그는 폼은 이 설정과 상관없이 늘 올라가요.

문의폼으로 잠근 문서는 검색 결과에 뜨지 않아요. 링크를 받은 사람에게만 도달해요.

[설정] 탭 [공개 설정]의 [비밀번호 보호]를 켜고 비밀번호를 정해요. Pro 플랜에서 쓸 수 있어요.

방문자에게는 "비밀번호로 보호된 문서예요"와 [문서 열기]가 보여요. 비밀번호가 다르면 "비밀번호가 맞지 않아요"가 떠요. 문의폼과 함께 걸면 비밀번호를 먼저 넣고 폼을 채워요.

이미 걸어둔 비밀번호는 무료 플랜으로 내려가도 그대로 유지돼요. 비밀번호를 새로 켜는 것만 막혀요.

한 번 통과해도 잠금 해제는 저장되지 않아요. 방문자가 새로고침하거나 링크를 다시 열면 비밀번호나 폼을 처음부터 다시 통과해야 해요.

여러 번 열어볼 자료를 이미 아는 사람에게 보낼 때는 아래 고객 지정 링크를 써 주세요. 지정 링크는 폼이나 비밀번호 없이 바로 열려요.

고객 지정 링크는 고객마다 다르게 발급하는 링크예요. 폼을 거치지 않아도 그 열람이 고른 고객에게 붙어요. [설정] 탭의 [고객 지정 링크]에서 만들고, Pro 플랜에서 쓸 수 있어요.

고객 한 명에게 발급하는 링크는 하나예요. 이미 링크가 있는 고객은 왼쪽 목록에서 빠져요. 발급한 링크마다 열람 횟수와 마지막 열람 시각이 함께 보여요.

링크가 다른 사람에게 전달되면 그 사람의 열람도 지정한 고객으로 집계돼요. 누가 읽었는지가 중요한 자료라면 지정한 사람에게만 보내 주세요.

링크는 삭제만 할 수 있어요. 삭제하면 그 링크로는 더 이상 열람할 수 없고, 되돌릴 수 없어요.

Q. Pro 플랜에서 무료 플랜으로 내려가면 걸어둔 잠금이 풀리나요?

이미 걸어둔 비밀번호와 이미 발급한 고객 지정 링크는 그대로 남아요. 비밀번호를 새로 켜거나 링크를 새로 발급하는 것만 막혀요.

Q. 잠근 문서를 라운드 링크에 얹으면 누구나 볼 수 있나요?

아니요. 라운드 링크에서는 열람 버튼만 보이고, 누르면 문서 쪽에 걸어둔 잠금이 그대로 적용돼요.

Q. 문서를 잠그면 열람한 사람이 누구인지 알 수 있나요?

문의폼을 제출했거나 고객 지정 링크로 들어온 사람은 이름·이메일로 보여요. 확인하는 자리는 열람 반응 확인하기에 있어요.